Efektyvus el. dokumentų sprendimas nekilnojamojo turto projektų valdymui
Statybų sektoriuje kiekvienam projektui prireikia didelio skaičiaus dokumentų (sutartys, leidimai, sutikimai, prašymai, planai, įgaliojimai, kt.). El. dokumentų sprendimas gali palengvinti projekto valdymo procesus, nes eliminuoja popierinių dokumentų valdymo iššūkius – spausdinimą, teikimą pasirašyti skirtingiems asmenims, dingimą, archyvavimą, dokumentų paiešką. Nuo šiol – visi dokumentai toje pat sistemoje, kad galėtumėte juos pasiekti iš bet kurios vietos.
Gauti pasiūlymą
Dažnai naudojamų dokumentų šablonų kūrimas
- „Zebracloud“ sistemoje parenkite veikloje dažniausiai naudojamų dokumentų šablonus, kad galėtumėte kaskart juos pernaudoti pradėję naują projektą. Dokumentų modulis lengvai konfigūruojamas, todėl šablone galėsite įvesti tekstinę dalį, pridėti vardo, pavardės, datos, kontaktinių duomenų, parašo ir pan. laukelius, leisiančius lengvai įterpti naują informaciją ir parengti dokumentą. Dokumentus galėsite skirstyti pagal grupes, kuriose turėsite priskirtus šablonus.
- Kiekvienam šablonui gali būti priskirtas skirtingas pasirašančiųjų eiliškumas ir parašo tipas, kurį pasirinksite pagal savo įmonės procesus.
- Naudodamiesi greitaisiais filtrais pagal pavadinimą, grupę, atsakingą asmenį, pasirašymo būseną, datą ar Jūsų sukurtą specialųjį filtrą, rasite reikiamą dokumentą.
Parengtų dokumentų teikimas pasirašyti
- Pasirašykite vidinius ar išorinius įmonės dokumentus iš bet kurios pasaulio vietos. Įkėlę dokumentą į „Zebracloud“ sistemą ar pasirinkę naudoti sukurtą šabloną, galėsite jį pasirašyti skirtingais būdais. Bendraudami su klientais ar tiekėjais, galite pasirinkti parašą planšete arba m. parašu. Paruoštas sutartis prieš pasirašymą galėsite nusiųsti klientui peržiūrėti el. paštu.
- Visi pasirašyti dokumentai žymimi kvalifikuotu e-spaudu, rodančiu dokumento autentiškumą ir vientisumą.
- Įmonės viduje kolegos gali pasirašyti atostogų prašymus, darbo sutartis, susipažinti su kita informacija naudodami vidinį sistemos parašą.
- Visi dokumentai saugomi sistemoje, todėl visada turėsite reikiamą prieigą prie informacijos.
Kitos galimybės – komunikacijos su klientu, tiekėjais valdymas ir susitikimų planavimas
- Bendraudami su klientais ar tiekėjais visas žinutes matysite sistemoje. Kiekviena užklausa, gauta internetu, el. paštu, socialinių tinklų kanalu, kris į sistemą, todėl nepraleisite nei vienos žinutės ir galėsite atsakyti klientams tiesiai iš sistemos. Sukūrus skaitytojų grupes, atsakingi asmenys gaus tik tam tikras žinutes – tai padalys atsakomybes ir palengvins komunikacijos valdymą.
- Visus vykusius susirašinėjimus su klientu ar tiekėju matysite jo kortelėje, todėl lengvai atseksite informaciją. Prie kliento kortelės galėsite matyti ir kontaktinę informaciją, pasirašytus dokumentus, planuojamus ar įvykusius susitikimus.
- Vizitus su klientais galite planuoti sistemos kalendoriuje. Pasirinkus laiką, nurodžius klientą ir atsakingą asmenį už susitikimą, sukursite vizitą.
- Kurkite SMS, el. laiškų, socialinių tinklų žinučių ar vertinamųjų anketų automatinio siuntimo taisykles.
Duomenų saugumas – mūsų prioritetas!
Sau ir partneriams taikome itin aukštus saugumo standartus. Siekiame pasitikėjimu paremto bendradarbiavimo, užtikrinančio Jūsų verslo saugumą.